Planningsspel voor vergaderingen

…we gaan er vanuit dat de deelnemers aan de vergadering een zelf-organiserend team vormen.

* * *

We willen in een vergadering de belangrijkste zaken effectief en efficient bespreken

* * *

Daarom:

Maken we de agenda ter plekke, door op geeltjes te schrijven wat we willen bespreken, de geeltjes op moeilijkheid in te schatten en vervolgens op volgorde van belangrijkheid te behandelen.

* * *

De deelnemers schrijven elk verhalen voor wat ze willen dat er gebeurt tijdens de vergadering op geeltjes (of indexkaartjes voor het geval er een whiteboard met magneetjes aanwezig is). Hierdoor worden alle deelnemers mede-eigenaars van de vergadering.

Daarna doen we deelnemers vertellen hun verhaal – elke deelnemer legt kort uit wat zij of hij wil bespreken en waarom. Het geeltje – hang het aan de muur (bij vergaderingen vaker een flipchart of whiteboard). Als alle deelnemers hun verhalen gedaan hebben, wordt er geschat. Een eenvoudige manier om dit te doen is streepjes te zetten over hoe lang de deelnemers denken dat dit gaat gebeuren. Omdat een vergadering een overzichtelijke hoeveelheid tijd is, zetten we een streepje per half uur.

The Rock 20:04, 28 November 2006 (CET): wat vind je van tien punten per uur? Willem 20:04, 28 November 2006 (CET): kun je proberen, ik heb het alleen zo nog niet toegepast. Past wel beter bij de aanbevolen manier in gummiberen. Het lijkt me er grafisch minder eenvoudig uitzien dan streepjes (ik kan niet schrijven - streepjes zijn makkelijker dan getallen...)

Hierna kunnen we in een oogopslag zien hoe veel tijd de onderwerpen in beslag nemen. Vergeet vooral niet om een pauze en/of boswandeling in te plannen...

* * *

Afhankelijk van de interesses in de groep kunnen we besluiten om alles samen te doen, of op te splitsen in groepjes (noot: hier staan twee proto-pattens die nog een mooie nam zoeken).

Samen doen: We hangen in onderling overleg de geeltjes op volgorde, de belangrijkste verhalen gaan bovenaan, zodat we eerst de onderwerpen bespreken die we het belangrijkst vinden, zodat wanneer we weggaan we de belangrijkste zaken besproken hebben. Het is handig om links in de kantlijn de start-tijden te schrijven (of in ieder geval een paar blokken te maken, om de pauzes heen).

Opsplitsen: in vergelijking met samendoen is er iets meer overleg nodig, zodat zo veel mogelijk van ons die geinteresseerd zijn in een onderwerp er bij aanwezig kunnen zijn.

* * *

Aanbeveling: Je kunt, zeker voor de eerste keer, een facilitator gebruiken, of een van ons kan die rol vervullen.

* * *

Extra benefits: Je kunt gebruik kunnen maken van issues die in het moment opkomen. Een aardige bijkomstigheid van deze manier van plannen is dat vergaderingen niet langer saai en voorspelbaar zijn, maar plezierig en verrassend; je weet van te voren nooit precies wat er gaat gebeuren.

* * *

'bewijzen' dit pattern hebben we gebruikt voor (xp-nl)gebruikersgroep bijeenkomsten, systeemdenk bijeenkomsten (pattern is gerelateerd, en staat op systems thinking wiki, om conferentie planning vergaderingen (xp days, agile open) te runnen en voor minstens een vergadering van de Aloha:Kerngroep

Gerelateerde patterns:

planningsspel voor ontwikkelprojecten

open space technology (verschil met dit pattern: OST is voor vergaderingen met meerdere parallelle sessies, waarbij de parallelle sessies min-of-meer vaste lengte hebben (wat paradoxaal is gezien de open space regels het begint wanneer het begint en het eindigt wanneer het eindigt ), daardoor hoeven de verhalen niet op lengte geschat te worden.)