Fasefeest

…een fase van een project loopt ten einde. Misschien zelfs het project als geheel. In ieder geval ligt het veld weer open voor nieuwe projectleden en een nieuwe richting.

* * *

Je hebt je hart, ziel en verstand gestoken in een eneverend project. Je wilt de huidige fase op een goede manier afsluiten en de moraal hoog houden zodat je, na enige bezinning, weer fris en energiek aan de slag kan.

Een projectfase of een project als geheel beëindigen kan demoralizerend werken voor het team dat haar hart, ziel en verstand erin heeft gestoken. Zelfs als er hele goed externe redenen zijn.

Ook het team zelf kan redenen hebben op een fase af te sluiten en een nieuw pad te bewandelen. En soms falen projecten eenvoudigweg. Veranderingen in de markt, onoverkomelijk verschil van inzicht, onvoldoende budget, veranderde wetgeving, overnames en fusies, allemaal aanleidingen die mogelijk aanleiding geven tot een einde.

Daarom:

Houd een wake voor de afsluiting van deze fase of het project als geheel. Organiseer een feestelijke bijeenkomst met iets meer dan alleen cake en koffie. Maak er een feest van en geen rouwpartij. Organiseer het op een andere plek dan het hoofdkwartier van het project.

Het maakt niet zoveel uit of de teamleden de redenen voor het beëindigen volledig begrijpen. Ondanks dat voelen je je toch rot. Soms machteloos, dan weer een beetje apatisch of een beetje bedrogen. In het beste geval heb je even even tijd nodig om het te verwerken en weer op krachten te komen voordat je het volgende project inspringt. In het slechtste geval stapt iedereen uit.

Het valt je op dat goede projecten vaak waardering krijgen. Maar het is niet jouw fout dat het project of deze fase nu beëindigd wordt. Het gevoel van ongelijkwaardigheid kan hier behoorlijk de kop opsteken.

Valse lof voor het “succes” van het project is niet op zijn plaats hier. Iedereen weet waarom de fase wordt afgesloten.

Maak er een echt feest van en geen melodramatische terugblik op het project. Er is een tijd en een plaats voor terugblikken, en dat is niet dit moment. Tenzij je een kei van een facilitator hebt die meedogenloos liefdevol ruimte maakt voor het terugkijken én het feest. Bijvoorbeeld door bij de start ruimte te geven voor een check in waarin iedereen gelegenheid krijgt om wat mooie herinneringen op te halen en te delen met de rest.

* * *

Neem de tijd om tijdens de check in de belofte tot rentmeesterschap weer helemaal bewust in de herinnering te brengen. En maak hele concrete afspraken over oprechte deelgeving van toekomstige (financiële) middelen die misschien ooit nog eens vrijkomen. Verbind deze met concrete tijdslimieten en houdbaarheidsdata (of verlooptijden). Regel ook het intellectueel eigendom. Bevries de huidige versie (documenten, teksten, beelden, creatieve uitingen) en breng het bijvoorbeeld onder de Creative Commons License (by-nc-sa) als dat nog niet gebeurd is.

Je kan het fasefeest het beste op een andere plek houden dan waar je normaal voor het project bij elkaar kwam. Dat helpt je met het afsluiten van de vorige fase of het project en voorkomen van teveel terugkijken. Nog beter is het om het fasefeest tijdens werktijd te houden. Dat zend een subtiel “dank je wel”-bericht: iedereen weet dat hij of zij geen compensatie of bonus krijgt zoals bij beloon succes, maar ze verwachten toch enige erkenning van hun inspanningen.

Net zoals bij het overlijden van een geliefde leidt het einde van een project tot een periode van rouw. Een fasefeest helpt door de verschillende fases van rouwverwerking heen.

Een fasefeest werkt ook louterend, zuiverend en verzoenend. Je komt er met meer energie uit en klaar voor succes in een volgend project. Het is van bijzonder belang dat de leiding haar respect en waardering uitspreekt voor alle gedane moeite en resultaten, met name als het einde is veroorzaakt door omstandigheden die buiten het projectteam liggen, bijvoorbeeld een zakelijke beslissing. Zo’n erkenning en waardering maakt iedereen kalmer en minder bezorgd over de eigen toekomst.